Bestyrelsesmøde 20 juni 2022
Referat af bestyrelsesmøde VW Club Fyn 20-6-2022
Afholdt 20-6-2022 hos Marlene og Henrik Westphal
Deltagere: Marlene Westphal, Henrik Westphal, Lasse Bendtsen, Henrik Lundsgaard,
Christian Nielsen, Peder Nielsen, Henrik Ellebæk, Rasmus Rasmussen og Lars Voss.
Afbud: Kenneth Jakobsen.
Inden vi gik i gang med punkterne, måtte Lars meddele at Kenneth allerede havde
mistet lysten samt han ikke længere ville køre VW så han hoppede fra hans post som
suppleant. Da der ikke er nogle suppleanter for suppleanter, er posten ubesat indtil
næste generalforsamling, Laura Bendtsen har meldt ud at hun gerne vil opstille til
den tid.
1. Fordeling af poster.
Formand: Lars Voss blev valgt.
Næstformand: Lasse Bendtsen blev valgt.
Kasser: Henrik Lundsgaard blev valgt.
Redaktion: Lasse, Lars og Christian blev valgt.
2. Formand havde ordet.
Lars fortalte om de arrangementer der havde været siden sidste møde, samt hvad
der er planlagt for resten af sæsonen. Der havde været generalforsamling, olietest
dag hos Peder samt fællestur til grænsetræf.
Næste officielle arrangement er køredag i august hos Lasse og Marianne og i
september er der køredag hos Lars.
Lars foreslog evt. at skubbe et burgerrun ind i juli. Evt. ved den nye MC Donalds ved
Aarup afkørsel, dette mente deltagerne var en god ide. Lars finder en dag.
Nyt logo, indslag fra Lasse. Da vi er løbet, tør for klistermærker samt er ved at løbe
tør for tryk til tøj, skal der laves noget nyt. Der bør laves en lidt simplere udgave da
der har været udfordringer med de små detaljer på klistermærker samt det ikke har
kunne broderes ordentligt på evt. tøj og kasketter. Lasse havde lavet 2 forslag som
blev fremlagt og drøftet. Der blev foreslået lidt ændringer som der blev stemt om og
Lasse justere og ser hvad der er muligt i forhold til mængde af detaljer osv. og
sender forslaget rundt til bestyrelsen. Lasse havde fundet en der kunne producere
for os samt fået en pris på mærkerne. Der var enighed om at der skal laves en bunke
klistermærker samt at der skulle deles ud til alle medlemmer, evt. sammen med en
form for medlemskort med medlemsnummer på.
3. Indlæg fra kasserer – regnskab/økonomi.
Status på regnskab. Marlene meddelte at der er 88.427.53 på kontoen.
Status medlemstal. Marlene meddelte at der nu er 97 medlemmer. Der er stadig et
par stykker der ikke har indbetalt samt nogle få der har meldt sig ud. Der var
kommet en indbetaling fra et par der ikke var på medlemslisten. Lars kunne ud fra
navnet sige hvem det er og vi blev enige om det måtte ses som en indmelding.
Andet fra kasserer. Marlene havde ikke andet og Lars takkede hende for hendes
indsats samt samarbejdet gennem årene og hun fik en lille klapsalve med på vejen.
Lars og den nye kasserer Henrik Lundsgaard blev enige om vi kontakter de få der
ikke har indbetalt kontingent for at sikre om det er en forglemmelse eller om de
ønsker at melde sig ud. Denne opgave deler de imellem sig.
Det blev aftalt af Henrik og Marlene klarer overflytning af konto, cvr-nummer samt
andet i forbindelse med kassererposten. VW Club Fyn ved Henrik Lundsgaard osv.
Lars fortalte at en havde fortalt at vi har stor medlems frafald pga. vi er asociale.
Dette kunne vi i bestyrelsen ikke helt genkende, og dem der ikke har indbetalt i år,
er ikke nogen den pågældende kender og som Lars ved at det i hvert fald ikke er
derfor de ikke har betalt. Vi snakkede om at hvis enkelte kørte til evt. havnetræf
uden det er annonceret som klubtur, er man der ikke som repræsentant for klubben
og trods dette har vi aldrig nægtet at tale med nogle fra klubben hvis de har
henvendt sig. Vi lader denne ligge for denne gang.
4. Indlæg fra redaktør og webredaktør.
Deadline for næste blad er 1 august. Der er ikke kommet noget ind pt. Lars håber at
der er en af deltagerne fra Grænsetræf der vil skrive en historie om dette.
Program for vinteren skal være klar inden bladet trykkes.
Henrik Ellebæk sagde at vi altid er velkomne hos Pia og ham. Han kommer med en
dato og et tidspunkt til Lars.
Christian vil også gerne afholde en værkstedsdag, han kommer også med dato og
tidspunkt til Lars.
Lige som blad redaktionen, mangler web-redaktionen også materiale.
5. Evt.
Her blev mange ting vendt og mange gode ideer lagt på bordet.
Lars foreslog om man fremover også kunne sende kontingent opkrævelse ud til
medlemmerne på mail, dette var der opbakning til og der blev også forslået en
mulighed for mobilepay for at gøre det nemmere for medlemmerne, samt en
kortere betalingsfrist, så folk ikke bare læser at de skal betale inden for et par
måneder, ligger bladet til side og glemmer alt om det. Dette arbejder den nye kasser
videre med hen mod næste opkrævning. I samme forbindelse blev medlemskortet
med medlemsnummer vendt, da vi beder folk oplyse medlemsnummer ved
indbetaling men de har aldrig fået det. Det skal også bruges til kontooprettelse ved
howdiaudi. Der arbejdes med at få disse lavet og delt ud til medlemmerne sammen
med et nyt klistermærke og fremover vil folk få dette med i velkomst ”pakke” ved
indmelding.
Peder og Rasmus foreslog noget fællesdeltagelse til de forskellige ”havne” træf der
holdes rundt omkring. Lasse og Lars berettede om lav deltagelse dengang de
prøvede at indføre dette men folk var friske på at give det et skud igen. Vi skal også
blive bedre til at ligge op hvis man kører til et træf, i forsøg på at lokke flere med,
dette gælder både bestyrelse og medlemmer. De forskellige træf blev vendt i forsøg
på at få ideer. Karoline som er første søndag hver måned, skovsøen blev vendt, der
blev talt Christiansminde for også at komme til andre dele af Fyn. Lars laver et
Burgerrun i juli evt. ved den nye mc Donalds i Aarup. Christian foreslog et at vi
kunne lave aftener f.eks. på Stige ø hvor vi tager grill med hvor medlemmerne så
kan medbringe deres mad og tilberede der. Vi lagde ud med deltagelse ved Langesø
træf søndag 26-6.
Der blev talt lidt om forventninger til køredage. Stikker det af? Af skræmmer det folk
fra at holde en køredag at de ser hvad der efterhånden bliver disket op med?
Rasmus spurgte om det måske ville hjælpe at klubben gav et tilskud på 3-400 kr.
Som der er meldt ud i blad osv. når vi søger folk til at afholde noget er der ingen
forventninger, bare man melder ud hvad folk kan forvente, f.eks. medbring selv
kaffe og kage eller der vil være kaffe og kage. Peder sagde at i gamle dag var det
altid fast at det var en bestemt dag på måneden at det var klubdag så man altid
vidste at den dag er det klubdag. Det blev forslået 2. søndag i måneden. De sidste år
har vi sagt at dem der vil afholde noget bestemmer helt selv tid, sted osv. Vi prøver
at lede folk hen mod 2. søndag i måneden og ser om det kan lykkes. Det blev også
forslået at evt. burgerruns bliver spredt over de forskellige ugedage så der ikke
bliver sorteret folk fra der fast skal noget andet f.eks. om mandagen. Det virkede
meget godt det år vi prøvede dette.
De nye i bestyrelsen spurgte ind til beværtningen ved møder, om det selv var noget
man stod for og betalte mm. efter den fine middag der var blevet serveret. Det er
noget man selv står inde for, men det er til gengæld helt frivilligt hvad og om man vil
servere noget, bare det er meldt ud inden mødet og tidspunktet på mødet er
tilpasset dette.
Christian foreslog Beach flag som man nemt og hurtigt kunne sætte op når vi er
nogle steder, han fik opgaven med at undersøge muligheder og priser.
Der blev foreslået at lave noget bustur op til Bent igen i vinterperioden eller måske
ned til CSP, en anden foreslog VWretro i Ulfborg. Lars fandt adressen på CSP og det
vil blive en lang tur. Der var størst tilslutning for en tur til Ulfborg. Henrik Ellebæk
indhenter tilbud på bus uden fører og Henrik Lundsgaard undersøger om han må
køre den.
Der blev spurgt ind til træf næste år, dette blev et punkt til næste møde hvor vi skal i
gang med dette. Der blev snakket om diverse pladser hvor det evt. vil kunne holdes
samt hvilke ønsker vi har til pladsen, Carlsberg vs. Vejlby fed vs. Privat mark osv. Der
blev også luftet en masse gode ideer til udformning af pokaler, opdeling i klasser,
samt bedømmelses metoder. Alle går i tænkeboks og vi arbejder videre med dette
på næste møde.
6. Næste møde.
Næste møde bliver den 23. september kl. 18 hos Christian Nielsen. Der vil blive
serveret mad.